Die besten Open Source CRM Tools – Auf welches System setzen? Worauf sollte man achten?

Open Source oder nicht Open Source, das ist die Frage. Zumindest, wenn es darum geht, ein CRM für Ihr Unternehmen auszuwählen. Open-Source-CRM-Software und ihre proprietären Konkurrenten haben jeweils Vor- und Nachteile in Bezug auf Kosten, Komplexität, Wartung und Benutzerfreundlichkeit. Welche sollten Sie wählen, um Ihre Arbeitswelt einfacher zu gestalten? Welche ist die beste Kundenbeziehungsmanagement-Software für Ihr Unternehmen? Die Antwort kann, wie so oft, etwas kompliziert sein, aber wir erklären alles für Sie.

Was ist Open-Source-CRM? Wenn eine App „Open Source“ ist, bedeutet dies, dass ihr ‘Quellcode’ (also der Code, der das Programm ausführt) öffentlich zugänglich ist. Dieser Quellcode kann von Benutzern je nach Bedarf verteilt, modifiziert und weitergegeben werden. Die Idee dahinter ist, dass die App im Laufe der Zeit nützlicher und fehlerfreier wird, wenn jeder Entwickler einen Blick unter die Haube werfen und die Funktionsweise des Programms anpassen kann.

Entwickler arbeiten auf GitHub oder anderen Plattformen zusammen, um Fehler zu beheben, Funktionen hinzuzufügen oder bestehende zu ändern. Unternehmen können Entwickler beauftragen, das Open-Source-CRM-Tool ihrer Wahl zu modifizieren und eine Plattform zu erhalten, die ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Open-Source-CRM-Lösungen laufen normalerweise auf Linux (anstelle der üblichen Mac/Windows-Unterstützung) und kombinieren häufig frei verfügbare Software wie Apache-Webserver und PHP. Jede Software, die unter einer Open Source Initiative steht und eine OSI-konforme Lizenz besitzt, kann in eine CRM-Plattform integriert und für kommerzielle Zwecke verwendet werden.

Open-Source-Kundenbeziehungsmanagement bietet alle nützlichen Funktionen eines proprietären CRM wie Kundensupport, Pipeline-Management, Markt-Automatisierung und Kontaktmanagement. Es gibt jedoch erhebliche Unterschiede zwischen den beiden Typen, die zu berücksichtigen sind.

Der Unterschied zwischen Open-Source-Code und proprietärer Software

Man kann es so sehen: Proprietäre Software ist ein geschlossenes System, ein fertiges Produkt. Sie laden es kostenlos herunter oder kaufen ein Abonnement und richten es für Ihre Bedürfnisse ein. Kein Zusammenbau erforderlich (d. h., Sie können auf die Einstellung von internen Entwicklern verzichten). Diese Kategorie von CRM ist für das grosse Ganze konzipiert, das heisst, sie decken grundlegende Bedürfnisse sofort ab.

Eine Open-Source-Plattform hingegen stellt ihren Quellcode der Öffentlichkeit zur Verfügung, um weiterentwickelt und modifiziert zu werden. Die Erwartung ist, dass Sie das vorhandene Produkt anpassen und auf Ihre spezifischen Arbeitsabläufe abstimmen möchten. Open-Source-Code ist in den meisten Fällen bereits gut entwickelt und Anpassungslösungen sind für Schnelligkeit und Einfachheit optimiert.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen entscheiden sich für Open-Source-Software, während andere sich für proprietäre, geschlossene Software entscheiden.

Beide Typen bieten Vertrieb, Service, Marketing, Projektmanagement und jede andere CRM-Funktion, die man sich vorstellen kann, und sind in der Regel mit mobilen Apps ausgestattet, die es ermöglichen, unterwegs zu arbeiten. Qualitativ gesehen gibt es nicht wirklich einen grossen Unterschied zwischen beiden. Die Wahl hängt wirklich davon ab, welche Art von CRM-Anwendungen Sie benötigen und wie viel Zeit Sie bereit sind, in die Einrichtung Ihres Systems zu investieren.

Die Vorteile eines Open-Source-CRMs

Einige finden grosse Anziehungskraft in der Open-Source-Bewegung, die das CRM umgibt. Mit ihrem Gefühl der gegenseitigen Gemeinschaft und Freiheit zur Innovation kann die Beteiligung an Open-Source-Projekten das Gefühl vermitteln, dass man das System “hackt” oder einfach etwas Originelles produziert (anstatt nur Salesforce oder Microsoft Dynamics zu kaufen und damit zufrieden zu sein). Andere mögen die Entwicklung von Open-Source-Software jedoch als zeitaufwändige Expedition in den Kaninchenbau empfinden, die vom eigentlichen Geschäft ablenkt.

Ein Vorteil von Open-Source ist jedoch, dass diese CRM-Systeme in der Regel robustere Integrationen bieten. Sie können auch die genaue Integration erstellen, die Sie möchten, ohne Einschränkungen durch den Anbieter. Wenn Sie sich über Flexibilität und Skalierbarkeit im Laufe der Zeit Sorgen machen, hat Open-Source definitiv den Vorteil.

Ein weiterer sehr pragmatischer Grund für die Verwendung von Open-Source-Tools ist ihre Kostenfreiheit oder erschwingliche Preise (im Allgemeinen) und das Fehlen von zeitgebundenen Verpflichtungen für Softwarelizenzen. Wenn Sie sich für ein Jahr bei einem proprietären CRM angemeldet haben, aber nach sieben Monaten feststellen, dass es nicht das Richtige ist, würden Sie einige recht hohe Kosten tragen. Das würde bei den meisten Open-Source-Tools nicht passieren.

Was passt für Sie? Out of the box vs. ready-to-go

Wenn es um die Implementierung geht, haben proprietäre CRMs jedoch die Nase vorn. Die Anpassung einer Open-Source-Lösung an Ihre Zwecke ist nicht zu unterschätzen.

Während beide Softwaretypen out of the box funktionsfähig sind, ist proprietäre Software nach der Ersteinrichtung sofort einsatzbereit. Geschäftstools aus Open-Source erfordern in der Regel Entwicklerstunden sowie einen sehr durchdachten Implementierungsplan, um den investierten Zeitaufwand lohnenswert zu machen.

Wenn Sie sich für eine Open-Source-Plattform entscheiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie eine starke, aktive Community von Entwicklern hat. Updates, Fehlerbehebungen und dergleichen müssen alle von der Entwicklergemeinschaft um die Plattform herum erledigt werden.

Nachfolgende ein paar bekannte CMS Lösungen – teilweise oder ganz als Open Source verfügbar:

Odoo

Pro:

Odoo setzt auf “erweiterbare Architektur” mit einem modularen Design, das es Ihnen ermöglicht, verschiedene Funktionen zu kombinieren. Die Open-Source-Community-Edition des Odoo-CRM lässt sich nahtlos in die 10.000+ Apps des Anbieters einbinden, die so konfiguriert sind, dass sie nahtlos miteinander integriert werden. Wenn Sie im Einzelhandel, in Restaurants oder anderen Unternehmen mit physischen Standorten tätig sind, interessiert es Sie vielleicht zu wissen, dass Odoo eine sehr nützliche Point-of-Sale-App hat. In Verbindung mit anderen Odoo-Apps können Point-of-Sale-Daten problemlos in Ihr Bestandsmanagement, E-Mail-Marketing und Vertriebsprozesse fliessen.

Contra:

Die Open-Source-Version des Odoo-CRM hat eine erhebliche Lernkurve, und Sie müssen besonders darauf achten, es richtig einzurichten und zu implementieren, um spätere Probleme zu vermeiden. Das Rechnungstool ist etwas komplizierter als nötig (Sie müssen ein Angebot erstellen, gefolgt von einer Bestellung, um eine Rechnung zu generieren), und die Berichtsoptionen sind begrenzt. Der Kundensupport hängt von den Mitgliedern der App-Community ab.

Kosten:

Das Open-Source-CRM ist kostenlos. Bezahlte Add-Ons sind verfügbar.

SuiteCRM

In Bezug auf Namen in der Branche war SugarCRM historisch gesehen das bekannteste Open-Source-CRM. Ihr Community Edition-Projekt erstreckte sich über 14 Jahre und führte zu einer Vielzahl von Spin-off-Projekten. Ja, diese beiden Sätze sind aus gutem Grund in der Vergangenheitsform geschrieben – die Plattform hörte Anfang 2018 leise auf, Open Source zu sein. Aber ihr Vermächtnis lebt weiter! Vtiger und SuiteCRM sind zum Beispiel stolze Nachkommen des ursprünglichen Open-Source-Codes von SugarCRM, geboren und in die Wildnis entlassen im Jahr 2004 bzw. 2013. Wir werfen einen Blick auf jedes dieser Systeme und 14 weitere grossartige Open-Source- oder kostenlose Optionen.

Pro

SuiteCRM verwaltet Vertrieb, Service und Marketing mit benutzerdefinierten Modulen, Layouts und Beziehungsentwicklungs-Tools, die auch Ihre IT-Abteilung (falls vorhanden) begeistern werden. Dieses CRM verfügt auch über ein Echtzeit-Dashboard, sodass neue Zahlen bei der Datenübertragung breitere Einblicke in Dinge wie Pipeline-Metriken, offene Projektstatus und Cashflow bieten. Unendliche modulare Anpassungsmöglichkeiten und Add-Ons bedeuten, dass Sie es für einfache oder komplexe Anwendungen nutzen können. Es funktioniert auch auf jedem Betriebssystem unter der Sonne: Windows, OS/X, Ubuntu, Android, iOS. Mit einer niedrigen Lernkurve und einfacher Einrichtung ist es definitiv eines der zugänglichsten Open-Source-Systeme auf dem Markt. Es ist auch eines der beliebtesten.

Contra:

Der Helpdesk-Support kann langsam sein, da er auf einer Community basiert. Es gibt auch eine moderate Lernkurve, und die Integrationen und Funktionen der kostenlosen Open-Source-Version sind nicht so entwickelt wie in kostenpflichtigen Versionen. SuiteCRM ist nicht mit ERP-Software integrierbar, daher ist es möglicherweise nicht die richtige Wahl, wenn Sie eine ganzheitliche Integration von Geschäftsprozessen suchen.

Kosten

Das reine SuiteCRM ist kostenlos. Das Starterpaket (empfohlen für 1-10 Benutzer) kostet $123 (in Rechnung gestellt als £95) pro Monat, jährlich abgerechnet. Das Business-Paket (empfohlen für 5-50 Benutzer) kostet $430 (in Rechnung gestellt als £332,50) pro Monat, jährlich abgerechnet. Das Premium-Paket (empfohlen für 10-150 Benutzer) kostet $614 (in Rechnung gestellt als £475) pro Monat, jährlich abgerechnet. Für alle SuiteCRM: OnDemand gehosteten Lösungspakete ist eine kostenlose Testversion von 30 Tagen verfügbar.

OroCRM

Pro:

OroCRM hat den Ruf, das flexibelste Open-Source-CRM zu sein. Es basiert auf dem Symfony2 PHP-Framework für Webentwicklung, das weit verbreitet und beliebt ist. Das bedeutet, dass viele Open-Source-Entwickler es einfach finden, den Code von Oro zu verstehen und neue Anpassungen zu erstellen, was es relativ einfach und kosteneffektiv macht, die Plattform an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Auch die einfache Integration mit Zendesk, MailChimp und vielen anderen wichtigen Apps ist ein nettes Feature.

Contra:

Wenn Sie E-Commerce verwalten, benötigen Sie möglicherweise einen Entwickler, um die App anzupassen, um Helpdesk- / Kundensupport-Funktionen zu erfüllen. Es gibt auch keine Lokalisierung (Oro ist nur auf Englisch verfügbar).

Preise:

Die Open-Source-Version ist kostenlos. Kontaktieren Sie den Anbieter für den Zugang zur Enterprise Edition.

X2CRM

Pro:

X2CRM hat eine Open-Source-Edition, die den Code grosszügig über GitHub, SourceForge und Bitnami teilt und so jeder Person die Anpassung an ihre eigenen Zwecke erleichtert. Die Software kann direkt auf einem Webserver heruntergeladen werden, aber Sie können auch Hilfe erhalten, wenn Sie sie als Teil einer vollständigen Stapelversion herunterladen. Diese Open-Source-Edition nutzt viele der Kernmodule der allgemeinen (nicht Open-Source) X2CRM-Plattform, die eher auf grössere Unternehmen als auf schlanke Start-ups ausgerichtet ist. Leichtere Betriebe können von den Tools für Marketingkampagnen und Pipeline- und Trichtermanagement von X2CRM Open Source profitieren. Es gibt E-Mail-Module, die offenes E-Mail-Tracking und eine Funktion zum Entwerfen von Workflow-Visualisierungen enthalten. X2CRM hat auch Android- und iOS-Apps.

Contra:

X2CRM ist eine aufstrebende Plattform und nicht die meistgenutzte, so dass es schwierig sein kann, die Unterstützung zu erhalten, die Sie durch ihre eher kleine Community benötigen.

Kosten:

Die Open-Source-Version ist kostenlos. Bezahlte individuelle Konfigurations- und Entwicklungs-Lösungen sind ebenfalls verfügbar.

Vtiger

Pro:

Vtiger CRM Open Source deckt die Breite der Kundenbeziehungsmanagementfunktionen ab, die Sie kennen und lieben. Sie können es verwenden, um Marketingkampagnen durchzuführen und Leads, Kunden und Chancen zu verfolgen, den Verkaufszyklus und tägliche Workflows zu handhaben. Berichterstattungs- und Analysefunktionen sind enthalten und es verfügt über eine Gmail-Erweiterung, die beim Referenzieren von CRM-Daten und -Informationen beim E-Mailen sehr praktisch ist. Wenn Sie Ihre Nutzung erweitern, können Sie sich auf dem Markt nach Add-Ons für grössere Funktionen umsehen. Es ist das am meisten heruntergeladene Open-Source-CRM auf SourceForge (mit über 4,5 Millionen Downloads), so dass es eine grosse Gemeinschaft von Benutzern und Entwicklern dahinter hat.

Contra:

Die Berichterstattungsfunktionen von Vtiger sind in der Open-Source-Version im Vergleich zur kostenpflichtigen Version etwas eingeschränkt. Die Navigation zwischen Funktionen fühlt sich manchmal etwas umständlich an und die Google Sheets-Integration ist nicht die beste. Vtiger hat auch eine moderate Lernkurve, so dass es Zeit braucht, Ihr Team effektiv auf die Plattform zu schulen.

Kosten:

Kostenlos, mit kostenpflichtigen Add-Ons verfügbar.

EspoCRM

Pro:

EspoCRM bietet vollständige Verkaufsautomatisierung für Leads und Tracking für Chancen, Konten und Kontakte. Es hält auch Kontakt zu Kontakten, indem es Beziehungen definiert und sie mit mehreren Konten in Beziehung setzt. EspoCRMs Social Stream ermöglicht es Ihnen, Aktivitäten zu verfolgen und “spezifische Datensätze zu verfolgen”, die für Ihre Arbeit relevant sind.

Contra:

Die Zeit, die für die Implementierung der Open-Source-Lösung vor Ort und für die Bezahlung von Entwicklern, Datenhosting usw. aufgewendet wird, kann einige der finanziellen Vorteile, die Sie durch die kostenlose Software erhalten, aufheben. Ausserdem gibt es nicht viele Integrationen mit anderen Apps.

Kosten:

Die selbst gehostete (vor-Ort) Lösung ist kostenlos. Cloud-basierte Lösung Preisgestaltung in Absprache mit dem Anbieter. Eine einmonatige kostenlose Testversion ist für die Cloud-basierte Lösung verfügbar. Keine Kreditkarte erforderlich.

Apptivo

Pro:

Apptivo bietet eine flexible Suite von Anwendungen, die auf Anpassbarkeit ausgerichtet sind. Ihre Starter-Version ist kostenlos und bietet viele der Kernwerkzeuge aus ihrem vollständigen Angebot sowie 500 MB Speicherplatz. Die Anzahl der Benutzer ist auf drei begrenzt. Die Kontaktanwendung ermöglicht es Ihnen, Daten aus E-Mails und Websites zu importieren, um Ihre Kontakt- und Lead-Daten mit minimalem manuellen Aufwand zu füllen. Projektmanagement-Anwendungen im Apptivo-Universum bieten individuelle und Teamorganisation, während die Cases-Anwendung Kundenanfragen automatisiert, indem E-Mails in Tickets mit einer Service-Level-Vereinbarung umgewandelt werden.

Contra:

Die kostenlose Version von Apptivo unterstützt keine Integrationen von Drittanbietern. Manchmal läuft die Anwendung etwas langsam und die Benutzeroberfläche ist, obwohl sie für ihren Zweck geeignet ist, nicht unbedingt die intuitivste.

Kosten:

Die Starter-Version ist kostenlos für bis zu drei Benutzer. Die Premium-Version kostet 8 $ pro Benutzer/pro Monat und wird jährlich abgerechnet. Die Ultimate-Version kostet 20 $ pro Benutzer/pro Monat und wird jährlich abgerechnet.

HubSpot CRM

Pro:

HubSpot ist ein riesiges Unternehmen und spielte eine grosse Rolle bei der Einführung des Inbound-Marketings. Ihre kostenlose Version automatisiert lästige Aufgaben, verwaltet Lead-Management und erlaubt eine Datenbank von einer Million Kontakten. Sie erlaubt auch eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Speicherplatz. Einige Vorteile von HubSpot sind zunächst ihre grosse Menge an Schulungsvideos, die dazu beitragen, die Einführung zu beschleunigen. Ausserdem hat das Unternehmen aufgrund seiner Grösse einen ziemlich guten Ruf für personalisierten Kundenservice, was ein grosser Pluspunkt im Vergleich zu vielen Open-Source-Lösungen ist.

Contra:

Einige Nachteile sind begrenzte Synchronisation zwischen Kontakt- und Deal-Daten, eine schwache Suchfunktion und die Unfähigkeit, E-Mail-Anhänge in den Kontaktdatensatz zu protokollieren. Ausserdem müssen Sie möglicherweise Geld für Add-on-Module ausgeben, um das Beste aus der kostenlosen Version herauszuholen.

Kosten:

HubSpot CRM ist kostenlos. Die Add-on-Pakete Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub kosten jeweils 50 $ pro Benutzer/pro Monat und werden monatlich abgerechnet. HubSpot CMS beginnt bei 300 $ pro Monat und wird monatlich abgerechnet. Das Starter Growth Suite-Paket, das alles beinhaltet, beginnt bei 113 $ pro Benutzer/pro Monat und wird monatlich abgerechnet.

Weitere bekannte Open Source CRM Software im deutschsprachigen Raum:

• CiviCRM: Eine webbasierte CRM-Lösung, die speziell für gemeinnützige Organisationen, NGOs und politische Kampagnen entwickelt wurde.
• Zurmo: Eine gamifizierte CRM-Software, die Benutzer durch Aufgaben und Herausforderungen motiviert und den Arbeitsfluss beschleunigt.
• OroCRM: Eine flexible, anpassbare CRM-Software, die sich für verschiedene Branchen eignet und Funktionen für Marketing, Vertrieb und Kundenservice bietet.
• Fat Free CRM: Eine minimalistische, Ruby on Rails basierte CRM-Software, die sich besonders für Entwickler und kleinere Teams eignet.
• OpenCRX: Eine Java-basierte CRM-Software, die sich durch hohe Skalierbarkeit und Anpassbarkeit auszeichnet.
• Dolibarr: Eine modulare Open Source ERP- und CRM-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und gemeinnützige Organisationen.
• Zammad: Eine Open Source Helpdesk- und Ticketing-Software, die auch CRM-Funktionalität für Kundenkommunikation und -verwaltung bietet.
• SplendidCRM: Eine .NET-basierte CRM-Software, die sich durch Anpassbarkeit und Integration mit Microsoft-Produkten auszeichnet.
• EPESI CRM: Eine webbasierte CRM-Software, die eine einfache Benutzeroberfläche und modulare Erweiterungen für verschiedene Geschäftsanforderungen bietet.
• Group-Office: Eine webbasierte Open Source Groupware- und CRM-Lösung, die Funktionen für E-Mail, Kalender, Dateiverwaltung und Kundenverwaltung bietet.

Besonders wichtig: Schnittstellen und Interoperabilität

Einige CRM-Funktionen für Social-Media-Manager und Teams beinhalten Tools, die alle sozialen Kanäle in einer einzigen Übersicht vereinen, die Möglichkeit, Beiträge vorab zu verfassen und zu planen, Analysen zur Reichweite und Interaktion bereitzustellen, alle eingehenden Kommunikationen über alle sozialen Kanäle in einem Dashboard zusammenzufassen und ständig aktualisierte Vorschläge zu bieten, was, wann und wie häufig zu posten ist.

Einige Beispiele für Open-Source-CRMs, die eng mit Social-Media-Räumen zusammenarbeiten, sind Vtiger, das sich mit Twitter integriert, sodass Sie direkt aus Ihrem CRM heraus twittern oder ein 3-MB-Bild auf Twitter hochladen können. SuiteCRM integriert sich mit anderen Apps, um beispielsweise herauszufinden, auf welchen sozialen Netzwerken Ihre Leads am aktivsten sind. Der Schlüssel liegt in der Interoperabilität Glücklicherweise kommen Softwares nicht isoliert zur Welt und bauen Festungen um ihren Code. Ein grosser Vorteil vieler Plattformen ist Flexibilität, insbesondere in Form ihrer API (Application Programming Interface). Das ist so etwas wie die Anleitung von einem Code zum anderen, die es zwei Programmen ermöglicht, nebeneinander oder übereinander zu arbeiten.

Es gibt verschiedene API-Standards, wobei die RESTful-API (oder manchmal einfach REST) eine Art Goldstandard ist, insbesondere bei Open-Source-CRM. Da die Idee von Open Source darin besteht, niemals die Tore für neue Entwicklungen zu schliessen – egal, woher sie kommen – setzen viele API-Entwickler auf die Freiheit und Flexibilität der RESTful-API. Die meisten zuvor genannten Open-Source-CRMs nutzen heute die RESTful-API.

Die Qual der Wahl – Es bleibt nur: Austesten, noch mehr austesten & noch mehr austesten …

Je nach Ihren Fähigkeiten und dem, was Sie mit einem CRM erreichen möchten, könnte Open Source für Sie attraktiver sein als eine kostenlose oder kostenpflichtige Closed-Source-Version. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und nach sehr spezifischen Funktionen suchen, könnte die Wahl einer Open-Source-CRM-Software tatsächlich der richtige Weg sein. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eher “normal” in einem klar definierten Markt agiert, komplexere Tools benötigt und/oder einen sehr schnellen Produktsupport erfordert, ist es möglicherweise besser, sich für ein funktionsreiches proprietäres Tool zu entscheiden, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

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